Todo lo que necesita saber sobre el ajuste de crédito/débito EDI 812

Integración EDI 812

(Última actualización: 13 de junio de 2022)


Las empresas modernas se esfuerzan constantemente por mejorar y automatizar sus procesos comerciales, especialmente cuando se trata de cadenas de suministro. Sin embargo, incluso las cadenas de suministro mejor gestionadas pueden enfrentarse a situaciones en las que es necesario realizar ajustes. Si surge un problema con una orden de compra, el socio comercial utiliza EDI 812.

EDI 812, conocido formalmente como EDI X12 812 Conjunto de transacciones de ajuste de crédito/débitoes un documento EDI utilizado por los socios comerciales (comprador y vendedor) en la comunicación B2B para indicar que se han realizado ajustes en un pago específico o para exigir un ajuste o devolución de factura.

Con la transacción EDI 812, los socios comerciales pueden conciliar los pagos con las facturas y eliminar la necesidad de notas de crédito o débito en papel.

EDI 812 se utiliza para automatizar las comunicaciones B2B en todas las industrias. Este documento EDI puede ser utilizado por diversas empresas como:

  • Minoristas / tenderos
  • proveedores de bienes y servicios
  • fabricantes de bienes
  • mayoristas
  • almacenes
  • 3PL Logística
  • empresas de transporte (que ofrecen transporte por carretera, ferroviario, marítimo (fluvial) y aéreo) y muchas otras.

Los socios comerciales utilizan el ajuste de crédito/débito EDI 812 en varios casos, los ejemplos más comunes son:

  • Los productos que se ordenaron no fueron entregados.
  • Hubo un error en el envío de los productos.
  • Se recibió un artículo defectuoso, dañado o estropeado.
  • Es necesario ajustar el descuento del fabricante o el margen de beneficio del minorista.
  • En la orden de compra o factura original, había un error en el precio.
  • Hay una inconsistencia en la cantidad de bienes entregados. Por ejemplo, cuando se entregan más o menos bienes de los pedidos.
  • Los consumidores están devolviendo los productos al minorista.

Generalmente, un documento EDI 812 se refiere a una orden de compra o factura específica y contiene información detallada como:

  • El número de la orden de compra o factura original.
  • El monto total del ajuste.
  • Los elementos que se están ajustando.
  • Identificación de los artículos.
  • Cantidad de los artículos.
  • Justificación de crédito, débito o ajuste.
  • Nota de débito/crédito

EDI X12 812 Conjunto de transacciones de ajuste de crédito/débito es un documento electrónico utilizado en el contexto de EDI donde:

EDI – Electronic Data Interchange es una tecnología utilizada para intercambiar datos comerciales entre empresas en un formato digital estructurado basado en formatos y estándares de mensajes regulados.

X12 – es un estándar intersectorial para el intercambio electrónico de documentos comerciales entre socios comerciales. En los Estados Unidos, es el estándar EDI más utilizado.

812 – es un número único de tres dígitos para identificar una transacción EDI. Se asigna un código de tres dígitos a cada tipo de documento EDI que se utiliza en el estándar X12.

Conjunto de transacciones – es un documento electrónico que es el equivalente a un documento en papel.

El siguiente es un ejemplo de la especificación para el conjunto de transacciones EDI 812. El 812 contiene datos obligatorios y opcionales, como cualquier otro documento EDI. Según el campo de actividad y los requisitos del socio comercial, es posible que se requieran datos adicionales.

Una estructura típica para este documento sería la siguiente:

Conjunto de transacciones EDI 812 Bóveda:

ID de segmento Nombre Objetivo:
S T Encabezado de conjunto de transacciones Indicar el inicio de un conjunto de transacciones y asignar un número de control
BCD Ajuste inicial de crédito/débito Proporcione al destinatario la fecha y el número de identificación del conjunto de transacciones y el valor monetario de la transacción.
N9 Información de referencia extendida Transmitir información de identificación según lo especificado por el calificador de identificación de referencia
POR Contacto de Comunicaciones Administrativas Identificación de la persona u oficina a quien deben dirigirse las comunicaciones administrativas
SHD Detalle del envío Para especificar los detalles del envío, como el peso, la cantidad y las instrucciones de ruta con respecto a la acreditación o el débito de los productos devueltos
N1 Identificación del Partido Identificación de un partido en base al tipo de organización, nombre y código

Conjunto de transacciones EDI 812 Detalle:

ID de segmento Nombre Objetivo:
DDC Detalle de ajuste de crédito/débito Proporcionar información sobre el ajuste de una línea de pedido
LIN Identificación del artículo Identificar información básica sobre un artículo.
PO4 Detalles físicos del artículo Para describir las características físicas, el empaque, los pesos y las dimensiones de un artículo.
N9 Información de referencia extendida Transmitir información de identificación según lo especificado por el calificador de identificación de referencia
SE Tráiler del conjunto de transacciones Para especificar el final de un conjunto de transacciones e informar el número de segmentos transferidos (incluidos los segmentos inicial (ST) y final (SE)). SE representa el segmento final de un conjunto de transacciones.

En la actualidad, la mayoría de las empresas que utilizan EDI para comunicarse con sus socios comerciales lo hacen a través de Internet utilizando los protocolos de comunicación FTP, sFTP o AS2. Por diversas razones, algunas empresas pueden optar por utilizar VAN, que es una solución más costosa.

Obtenga más información sobre los protocolos de comunicación EDI en la guía EDI gratuita: Introducción a la comunicación EDI

La información transmitida por EDI 812 debe traducirse a un formato funcional para su posterior procesamiento o para su integración en el sistema comercial de la empresa. Muchas empresas utilizan el Servicios EDI completamente administrados de EDI2XML. A través de este servicio, la información EDI 812 se puede sincronizar con un sistema interno, como un ERP/CRM o un sistema de contabilidad, eliminando la necesidad de ingresar datos manualmente. De esta manera, los datos recibidos de los socios comerciales a través de EDI se envían inmediatamente al sistema comercial y se pueden procesar rápidamente.

Obtenga más información sobre el servicio EDI completamente administrado

Como alternativa al EDI completamente administrado, para transmitir y traducir un EDI 812 o cualquier otro documento EDI, la empresa puede utilizar la solución EDI flexible y de bajo costo de EDI2XML: el servicio web HTTP EDI (API REST).

El servicio web EDI2XML es un servicio HTTP basado en la web que se ejecuta en Internet y convierte los mensajes EDI en XML y los mensajes XML en EDI (basado en el esquema XML propietario de EDI2XML).

Obtenga más información sobre este servicio EDI en el artículo: Cómo cumplir con EDI en menos de 60 minutos (sí, en serio)

Tanto el vendedor como el comprador se benefician del ajuste de crédito/débito EDI 812 al automatizar el proceso de transacción. A continuación se presentan algunas de las ventajas que pueden obtener ambos socios comerciales:

  • El envío y recepción de créditos/débitos se puede hacer más rápido y con menos esfuerzo
  • Obtenga eficiencias operativas al reducir el papeleo
  • La entrada de datos automatizada reduce los errores
  • Mantiene la documentación para deducciones y créditos.

Para obtener más información sobre cómo implementar EDI 812 en su empresa, contáctenos para una consulta gratuita con uno de nuestros expertos en EDI.

También puede obtener una gran cantidad de conocimientos útiles sobre la automatización de negocios y comercio electrónico y la integración de EDI, ERP y CRM explorando nuestro Blog

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