Todo lo que necesita saber sobre EDI para proveedores

(Última actualización: 17 de marzo de 2022)

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Los proveedores pueden ofrecer a un minorista una amplia selección de productos que puede oscilar entre 10 y 300 o más artículos diferentes. Teniendo en cuenta que un gran minorista (así como un proveedor) puede tener docenas o incluso cientos de socios comerciales diferentes. Intercambiar tal volumen de información por fax o correo electrónico e ingresar manualmente un pedido, factura y otra información relacionada en el sistema ERP se vuelve completamente ineficiente.

La tecnología EDI eliminó la necesidad de transferir e ingresar datos manualmente. EDI ahorra tiempo al personal y mejora en gran medida la gestión de la cadena de suministro.

NOTA: EDI es el intercambio de mensajes estructurados electrónicamente de acuerdo con los estándares acordados (X12, EDIFACT) entre los sistemas de información de los socios comerciales. El mensaje hace referencia a la documentación comercial que tradicionalmente se intercambiaba en papel. Factura, orden de compra, consulta/consejo de inventario, etc.

Un proveedor es una empresa (fabricante, vendedor, mayorista, distribuidor) que proporciona bienes y servicios a otra organización. El proveedor es parte de la cadena de suministro. Recientemente, cada vez más proveedores comunes se dedican al dropshipping, es decir, entregan productos directamente a los clientes del comprador.

La integración EDI tiene muchos beneficios tanto para el proveedor como para el comprador y le permite automatizar operaciones relacionadas con datos externos.

Mediante el uso de EDI, las empresas pueden:

– garantizar la seguridad de la transmisión de datos comerciales;

– garantizar una transferencia de información rápida y oportuna;

– aumentar la productividad mediante la transmisión y el procesamiento rápidos de la información;

– minimizar los errores que ocurren durante la entrada manual de datos, que a menudo generan costos adicionales;

– reducir los costos operativos;

– aumentar significativamente el volumen de negocios comercial entre socios comerciales, aumentar la rentabilidad y la competitividad de la empresa en el mercado.

EDI sirve como un “enlace” entre proveedores y compradores. En la industria minorista, el minorista define el formato (X12/EDIFACT) y la lista de documentos EDI requeridos y establece reglas estrictas para el intercambio de documentos EDI con todos sus proveedores. Las empresas proveedoras que quieran trabajar con los minoristas están obligadas a seguir las reglas establecidas.

El esquema de interacción EDI en el ejemplo del procesamiento de pedidos EDI entre un minorista (comprador) y un proveedor de productos se muestra en la siguiente figura.

El comprador crea un pedido de bienes, que se convierte a un formato de intercambio electrónico de datos (EDI) (es decir, X12, EDIFACT), se codifica y se envía en formato cifrado a través de FTP, sFTP, AS2, API o VPN al proveedor. .

En el lado del proveedor, este conjunto de transacciones EDI se decodifica y convierte al formato de aplicación del proveedor (XML, CSV, TXT, JSON) y el mensaje EDI entrante podría integrarse en el sistema ERP/CRM del proveedor.

El proceso comercial más simple y común se ve así:

– Comprador: preparar y enviar el pedido (EDI X12 850) al proveedor.

– Proveedor: envía al comprador un Acuse de recibo de la orden de compra (EDI X12 855) para confirmar la intención del proveedor de cumplir con la orden.

– Proveedor: Una vez que se envían los productos, el proveedor envía un aviso de envío avanzado (EDI X12 856) al comprador.

– Proveedor: envíe al comprador una factura (EDI X12 810) para recibir el pago.

A continuación se muestra una lista de los documentos EDI más utilizados entre un proveedor y un comprador.

• EDI 810 – Factura
• EDI 812 – Ajuste de crédito/débito
• EDI 832 – Precio/Catálogo de Ventas
• EDI 846 – Consulta/Asesoramiento de inventario
• EDI 850 – Orden de compra
• EDI 855 – Acuse de recibo de la orden de compra
• EDI 856 – Aviso de Envío Anticipado (ASN) /Manifiesto

• PEDIDOS Orden de compra (orden de entrega de bienes o servicios
• ORDRSP Respuesta de orden de compra (confirmación de pedido
• DESADV Aviso de envío (aviso de envío)
• RECADV Recibir aviso (aviso de entrega)
• FACTURA Factura
• PRICADO Mensaje de precio/catálogo de ventas (catálogo de productos
• PROINQ Consulta de producto (solicitud de lista de precios)
• COACSU Resumen de cuenta comercial (el acto de revisión de cuentas mutuas

Además de los mencionados anteriormente, los socios comerciales pueden intercambiar otro tipo de documentos que dependen de la industria en la que opera la empresa y sus procesos comerciales.

Puede encontrar la lista completa de documentos EDI con sus códigos en los siguientes enlaces:

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El siguiente ejemplo de conjunto de transacciones EDI detalla la factura X12 810.

ISA*00* *00* *12*5141231234 *12*5034564567

*181122*1220*U*00501*000000001*0*T*> GS*IN*5141231234*504564567*20181122*122047*1*X*005010

ST*810*0001

GRANDE*20181122*I-0042537

N1*RI**92*10055500

N1*ST**92*00262

ITD*05*1*****100

DTM*011*20190120

IT1**2*EA*5.45**ARRIBA*888077648572

SDQ*EA*92*00682*1*70674*1

IT1**2*EA*5.45**ARRIBA*888077650123

SDQ*EA*92*00111*1*11356*1

IT1**3*EA*4.85**ARRIBA*888077648954

SDQ*EA*92*00682*1*11356*1*70674*1

IT1**3*EA*5.15**ARRIBA*888077649105

SDQ*EA*92*00011*2*00111*1

IT1**1*EA*5.9**UP*888077648867

SDQ*EA*92*00682*1

TDS*5770

CAD*A***FDEG

CTT*5

SE*20*0001

GE*1*1

AIE*1*000000001

El uso de EDI por parte de las empresas, en particular por parte de los proveedores, tiene muchos beneficios. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que hay muchos proveedores de servicios EDI y todos brindan diferentes servicios a diferentes precios. Por lo tanto, los beneficios de usar EDI pueden diferir.

Nosotros, como proveedor de servicios EDI con más de 21 años de experiencia, ofrecemos a los proveedores aprovechar nuestro servicio EDI completamente administrado, que puede brindar los siguientes beneficios comerciales:

• Aumentar la productividad y el rendimiento de los departamentos administrativos y de ventas.
• Sin entrada de datos manual y sin documentos perdidos.
• Reducción de costes administrativos.
• Mejore la calidad de los datos comerciales entrantes y salientes.
• Plan de precios flexible y adaptable. Dependiendo de la cantidad de información transmitida, los precios EDI pueden aumentar o disminuir mensualmente. (Solicite planes de precios de servicios EDI completamente administrados)
• La facilidad de uso de nuestro servicio EDI: no necesita conocimientos de TI o EDI.
• Soporte de nuestros expertos en EDI y negocios.

ÚTIL: Si quieres saber cómo cambiar de proveedor EDI (o elegir uno nuevo), lee este artículo.

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