¿Qué es la solicitud de cambio de orden de compra EDI 860? Iniciada por el comprador

(Última actualización: 23 de mayo de 2023)

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El intercambio electrónico de datos (EDI) es un método para intercambiar documentos comerciales entre empresas en un formato electrónico estandarizado, lo que elimina la necesidad de ingresar datos manualmente y reduce errores y costos.

Uno de los conjuntos de transacciones EDI más comunes utilizados entre socios comerciales es el Solicitud de cambio de orden de compra ANSI X12 EDI 860: iniciada por el comprador Conjunto de transacciones.

EDI X12 860 Solicitud de cambio de orden de compra: iniciada por el comprador o simplemente llamada EDI 860 PO Change es un conjunto de transacciones de intercambio electrónico de datos (EDI) que utilizan los compradores para solicitar cambios o modificaciones a una orden de compra enviada previamente (EDI 850).

EDI 860 proporciona una forma estructurada para que las empresas comuniquen los cambios en las órdenes de compra, como la actualización de las cantidades de los artículos, las fechas de entrega o los precios.

El conjunto de transacciones EDI 860 incluye varios componentes esenciales, cada uno de los cuales proporciona información importante sobre los cambios en una orden de compra enviada anteriormente. Estos componentes incluyen:

Información del encabezado: El segmento de encabezado contiene información sobre el remitente y el destinatario de la transacción, la fecha y hora de la transacción y un número de control de transacción único.

Información de la orden de compra: El segmento de orden de compra contiene información sobre la orden de compra original, como el número de orden de compra, la fecha de la orden de compra original y el número de referencia del proveedor.

Información de solicitud de cambio: El segmento de solicitud de cambio contiene información sobre los cambios solicitados en la orden de compra original, incluidas las adiciones, modificaciones o cancelaciones. Este segmento incluye información como el número de artículo, la cantidad de cambio solicitada, la fecha de cambio, etc.

Aquí hay algunas especificaciones clave para el EDI X12 860:

– El EDI 860 forma parte de la familia de conjuntos de transacciones de órdenes de compra y se utiliza para solicitar cambios o modificaciones a una orden de compra enviada anteriormente.

– El conjunto de transacciones se transmite utilizando el formato estándar ANSI X12, que incluye un conjunto estándar de elementos de datos, estructuras de segmentos y estructuras de grupos funcionales.

– El EDI 860 normalmente sigue a la recepción de la orden de compra original (EDI850), y el conjunto de transacciones se usa para solicitar cambios en la orden original, como agregar o eliminar artículos, cambiar cantidades o cambiar programas de entrega.

– El conjunto de transacciones incluye información de encabezado, información de orden de compra, información de solicitud de cambio e información de resumen. Cada segmento contiene un conjunto específico de elementos de datos que proporcionan información sobre la transacción.

– Los elementos de datos utilizados en el conjunto de transacciones están estandarizados y su uso se rige por un conjunto de pautas de implementación, que brindan instrucciones específicas sobre cómo usar los elementos de datos.

– El conjunto de transacciones está diseñado para transmitirse electrónicamente entre socios comerciales y, por lo general, se envía mediante un protocolo de comunicación seguro y confiable, como AS2, FTP/SFTP o VAN.

EDI 860 los cambios en la orden de compra pueden ocurrir en diferentes momentos dentro de un ciclo de orden. Un ciclo de pedido de compra generalmente incluye varias etapas, como la creación del pedido, el reconocimiento del pedido, el cumplimiento del pedido, la notificación del envío, etc.

Los cambios en una orden de compra pueden ocurrir en cualquiera de estas etapas, y el conjunto de transacciones EDI 860 se puede usar para solicitar cambios y comunicarlos al proveedor.

Por ejemplo, un minorista puede crear una orden de compra de productos de un proveedor y enviarla utilizando el conjunto de transacciones EDI 850. Una vez que el proveedor reconoce el pedido mediante el conjunto de transacciones EDI 855, el minorista puede darse cuenta de que necesita realizar un cambio en el pedido, como agregar cantidades adicionales o cambiar la fecha de entrega. Pueden crear un conjunto de transacciones EDI 860 para solicitar los cambios y enviarlos al proveedor.

Más adelante en el ciclo del pedido, el proveedor puede darse cuenta de que no puede cumplir con el pedido según lo solicitado, o que necesita hacer un cambio en el pedido por sí mismo, como cambiar el código del producto o el precio. Pueden crear un acuse de recibo/solicitud de cambio de orden de compra EDI 865: conjunto de transacciones iniciadas por el vendedor, para solicitar los cambios y enviarlos al minorista.

Al usar los conjuntos de transacciones EDI 860 y EDI 865, los cambios en las órdenes de compra se pueden comunicar de manera rápida y eficiente entre socios comerciales, incluso si ocurren en diferentes momentos dentro de un ciclo de orden.

El flujo de trabajo de EDI 860 incluye los siguientes pasos:

1. Creación de orden de compra: Un comprador crea una orden de compra y la envía al proveedor utilizando el EDI 850 conjunto de transacciones.

2. Solicitud de cambio: Si el comprador necesita hacer cambios en la orden de compra, crea una EDI 860 conjunto de transacciones para solicitar los cambios. Esto puede incluir agregar o eliminar artículos, cambiar cantidades o cambiar programas de entrega.

3. Reconocimiento: Hay varios escenarios diferentes en esta etapa que dependen de acuerdos previos entre socios comerciales.

a) El proveedor recibe el EDI 860 y devuelve un EDI 855 Acuse de recibo de orden de compraindicando que ha recibido la solicitud y la tramitará.

b) El proveedor puede responder con un EDI 865 Acuse de recibo/Solicitud de cambio de orden de compra: iniciado por el vendedor para informar sobre la aceptación o rechazo de cambios realizados por el vendedor a una orden de compra previamente enviada.

Tenga en cuenta que el documento EDI 865 también se puede usar para alertar al comprador sobre los cambios iniciados por el vendedor en una orden de compra enviada anteriormente.

4. Cumplimiento de pedidos: El proveedor envía al comprador el conjunto de transacciones EDI 856, también conocido como Aviso de envío anticipado (ASN); contiene detalles sobre el contenido de un envío y cómo se entregará.

5. Factura: Una vez que se han entregado los productos, el proveedor puede crear una factura utilizando el conjunto de transacciones EDI 810 y enviarla al comprador.

El flujo de trabajo puede variar según los procesos y sistemas comerciales específicos utilizados por los socios comerciales. Sin embargo, en general, el uso de EDI 860 permite un proceso estandarizado y eficiente para solicitar y procesar cambios en las órdenes de compra, mejorando la colaboración y reduciendo errores y costos asociados con el procesamiento manual.

Para comenzar a intercambiar documentos EDI con un socio comercial, deberá elegir un proveedor de servicios/soluciones EDI que pueda cumplir con los requisitos de su negocio.

Las empresas pueden utilizar el servicio EDI totalmente gestionado para intercambiar varios tipos de documentos EDI, incluido EDI 860. Con EDI2XML, las empresas pueden automatizar su proceso EDI. Este servicio agiliza todo el proceso EDI y elimina la necesidad de gestionar internamente su traducción y comunicación EDI.

Como resultado, las empresas pueden reducir costos, mejorar la eficiencia y mejorar la precisión al intercambiar documentos EDI, incluido EDI 860, con sus socios comerciales.

Otra forma muy efectiva de comenzar a intercambiar EDI con su socio comercial es elegir el servicio web EDI2XML REST.

Por ejemplo, utilizando el servicio web EDI2XML EDI, ¡puede intercambiar documentos EDI en una hora!

Útil: Cómo cumplir con EDI en menos de 60 minutos (sí, en serio)

Independientemente del método utilizado para intercambiar documentos EDI 860, ambas partes deben acordar los detalles específicos del intercambio, como el estándar, el formato de archivo, los protocolos de comunicación y las medidas de seguridad. Esto generalmente se documenta en un acuerdo de EDI o un acuerdo de socio comercial.

Analicemos la estructura y el contenido del archivo EDI 860 X12:

ISA (Encabezado de control de intercambio): Este segmento marca el comienzo del intercambio y contiene información sobre el remitente y el receptor.

GS (Cabecera de Grupo Funcional): Este segmento identifica el grupo funcional y proporciona información de control.

ST (Encabezado de conjunto de transacciones): Este segmento indica el inicio de un conjunto de transacciones y especifica el identificador del conjunto de transacciones (860 en este caso).

BCH (segmento inicial para el cambio): Este segmento contiene información sobre el cambio de orden de compra, como el tipo de cambio, el número de orden de compra y las fechas.

REF (Identificación de referencia): Estos segmentos proporcionan información de referencia adicional relacionada con el cambio de la orden de compra, como identificadores internos o externos.

N1 (Nombre): Estos segmentos representan los nombres y códigos de identificación de las partes involucradas, como el comprador y el vendedor.

CTT (Totales de transacciones): Este segmento especifica el número total de elementos de línea en la transacción.

SE (tráiler del conjunto de transacciones): Este segmento indica el final de un conjunto de transacciones y proporciona información de control.

ST, BCH, REF, N1, CTT, SE (repetido): Estos segmentos se repiten para cada cambio de orden de compra dentro del archivo.

POC (cambio de elemento de línea): Estos segmentos representan los cambios realizados en elementos de línea individuales en la orden de compra. Cada segmento de POC corresponde a un elemento de línea modificado y contiene detalles como el número de elemento de línea, la cantidad, la unidad de medida y la información del producto.

CTT (Totales de transacciones): Este segmento al final de cada sección de cambio de orden de compra proporciona el número total de elementos de línea en ese cambio específico.

SE (tráiler del conjunto de transacciones): Este segmento marca el final de cada sección de cambio de orden de compra.

GE (tráiler de grupos funcionales): Este segmento indica el final del grupo funcional y proporciona información de control.

IEA (remolque de control de intercambio): Este segmento marca el final del intercambio y proporciona información de control.

Los documentos ANSI X12 EDI 860 se pueden intercambiar entre socios comerciales utilizando varios métodos, según sus capacidades técnicas y requisitos comerciales. Estas son algunas formas comunes de intercambiar documentos EDI 860:

Red de Valor Agregado (VAN): Una VAN es un proveedor externo que actúa como intermediario entre socios comerciales para transmitir documentos EDI de forma segura. Las empresas pueden utilizar una VAN para enviar y recibir documentos EDI 860, así como otras transacciones EDI.

AS2: AS2 es un protocolo seguro y fiable para el intercambio de documentos EDI a través de Internet. Con AS2, las empresas pueden enviar y recibir documentos EDI 860 directamente con sus socios comerciales sin necesidad de una VAN.

FTP/SFTP: FTP (Protocolo de transferencia de archivos) y SFTP (Protocolo seguro de transferencia de archivos) son protocolos de transferencia de archivos que se pueden utilizar para intercambiar documentos EDI. Las empresas pueden configurar un servidor FTP/SFTP para enviar y recibir documentos EDI 860 con sus socios comerciales.

El documento ANSI X12 EDI 860 se usa principalmente en los Estados Unidos para transmitir solicitudes de cambio de órdenes de compra. El mensaje EDIFACT equivalente es el ORDCHG – Mensaje de solicitud de cambio de orden de compraque forma parte de la familia de mensajes PEDIDOS (Orden de compra).

De la misma manera que EDI 860, ORDCHG también permite a los compradores solicitar cambios en una orden de compra enviada previamente, como cambios en la cantidad, la fecha de entrega o la descripción del artículo. Al igual que el X12 860, el mensaje EDIFACT ORDCHG proporciona una forma estructurada para que los compradores y vendedores comuniquen los cambios en las órdenes de compra en un formato estandarizado.

Vale la pena señalar que si bien existen similitudes entre el X12 860 y el mensaje EDIFACT ORDCHG, también existen algunas diferencias en la forma en que los dos estándares manejan ciertos elementos de datos.

Las empresas utilizan el conjunto de transacciones EDI 860 por varios motivos, entre ellos:

Gestión eficiente de pedidos: El EDI 860 permite que las empresas procesen de forma rápida y precisa los cambios en las órdenes de compra, lo que reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para gestionar los cambios de órdenes de forma manual.

Colaboración mejorada: El uso de EDI 860 promueve la colaboración entre socios comerciales al proporcionar un formato estandarizado para comunicar cambios en las órdenes de compra. Esto ayuda a mejorar la comunicación, reducir los errores y mejorar la eficiencia general en la cadena de suministro.

Costos reducidos: La automatización de los cambios en las órdenes de compra mediante el uso de EDI 860 puede ayudar a las empresas a reducir los costos asociados con el procesamiento manual, como la entrada de datos, el manejo de papel y los errores de procesamiento.

Precisión mejorada: El formato estandarizado de EDI 860 ayuda a reducir los errores y mejorar la precisión en el procesamiento de los cambios en las órdenes de compra. Esto puede ayudar a reducir el riesgo de retrasos, reelaboración y otros problemas que pueden surgir por errores en el proceso de gestión de pedidos.

Ventaja competitiva: Las empresas que utilizan la transacción EDI 860 pueden obtener una ventaja competitiva al mejorar su capacidad para administrar pedidos de manera eficiente, colaborar de manera efectiva con socios comerciales y reducir los costos asociados con la administración de pedidos.

En general, el uso del documento EDI 860 puede ayudar a las empresas a mejorar sus procesos de gestión de pedidos, mejorar la colaboración con socios comerciales y obtener una ventaja competitiva en su industria.

Al utilizar el EDI 860 y otros conjuntos de transacciones relacionados, las empresas pueden optimizar su ciclo de pedidos y mejorar la eficiencia de la comunicación, reduciendo la entrada manual de datos, los errores y los costos. En general, EDI 860 juega un papel crucial en el proceso EDI, ya que permite a las empresas comunicarse de manera rápida y eficiente con sus socios comerciales.

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