Adaptarse a la nueva normalidad con la gestión de seguridad y calidad

“Que vivas en tiempos sin precedentes”.

Podría decirse que este deseo se nos ha concedido a todos.

El ritmo de cambio posterior a la pandemia en nuestra industria ahora requiere que aceptemos el cambio a un ritmo nunca antes imaginado. Ahora necesitamos mejorar drásticamente nuestra capacidad para adaptarnos a la “nueva normalidad”, repensar nuestras metas y objetivos, y tomar una decisión sólida sobre cómo se puede lograr el éxito sostenible en el menor tiempo posible.

Para evitar dudas, esto claramente no es una empresa de “copiar y pegar” con una hoja de ruta comprobada a seguir. El liderazgo de la organización está bajo una presión increíble para “intensificar” y definir nuevas estrategias comerciales que aseguren que las capacidades centrales estén alineadas de tal manera que las oportunidades de mercado puedan explotarse y los riesgos de seguridad operacional incrementales se manejen a niveles tan bajos como sea razonablemente practicable (ALARP) para que para garantizar la sostenibilidad comercial.

Las decisiones que se tomen durante estos tiempos difíciles sin duda definirán el avance de la organización y, al mismo tiempo, provocarán potencialmente que se revisen y/o suspendan las prácticas heredadas que llevaron a la historia de éxito de la organización para no crear desequilibrios que generen brechas que conduzcan a accidentes. o sanciones por incumplimiento.

El desafío ahora es cómo adaptarse mejor a la “nueva normalidad” mientras se mantiene una supervisión efectiva de la calidad y la seguridad operativa. Creo que los elementos clave del éxito en el futuro dependerán de una toma de decisiones proactiva/predictiva sólida, la alineación oportuna de los procesos y procedimientos, y las iniciativas de comunicación efectivas entre las partes interesadas internas de la organización.

Mejorar la toma de decisiones para adaptarse con seguridad a la Nueva Normalidad

Uno de los aspectos más importantes de la toma de decisiones acertadas es comprender primero que una organización es en realidad un complejo “sistema de sistemas” dentro del cual todos los elementos tienen su propio papel único e igualmente importante para hacer que el sistema funcione. Más importante aún, debe reconocerse que los ajustes o cambios a estos elementos, independientemente de cuán aparentemente pequeños o insignificantes, tienen el claro potencial de afectar la forma en que funcionan otros elementos.

En segundo lugar, las partes interesadas clave deben “tomar un asiento en la mesa” y sus respectivas preocupaciones y consideraciones deben escucharse cada vez que se toman decisiones comerciales estratégicas posteriores a la pandemia. Dicha representación de las partes interesadas debe incluir, entre otros, la gestión del departamento de seguridad/gestión de riesgos/calidad quienes, como partes integrales del sistema de gestión, trabajan juntos en un tipo de relación simbiótica que respalda el éxito y la sostenibilidad de la organización.

Si bien los propietarios de los procesos operativos definen las necesidades del cliente en esta nueva realidad, la ejecución de los procesos QMS/SMS garantizará que estas necesidades se satisfagan continuamente, que se implementen controles de riesgo efectivos y sostenibles y que se logren los resultados deseados.

En tercer lugar, el establecimiento de un marco efectivo de gestión del cambio (MOC) por parte del CEO (Administrador responsable) y comunicado al equipo de alta gerencia, como se sugiere a continuación, mejorará notablemente la toma de decisiones a medida que la organización continúa su camino hacia el “reinicio y la recuperación”. viaje:

• Defina y comunique la nueva estrategia organizacional, con base en las realidades del contexto externo/interno, ya que esto establecerá el tono para la toma de decisiones dentro de la organización.
• Adopte una mentalidad holística de seguridad y calidad al comprender que los procesos de seguridad y calidad no son costos que deben evitarse sino metodologías efectivas que respaldan la continuidad y sostenibilidad del negocio.
• Definir una estructura de gobierno para gestionar la aceleración de las operaciones que asegure que se incluyan los propietarios de procesos clave, por ejemplo, operaciones, mantenimiento, marketing, productos, seguridad y calidad, y se establezcan comités a nivel operativo, táctico y estratégico para garantizar que se lleven a cabo de manera oportuna y se produce un flujo efectivo de información clave para la toma de decisiones.
• Proporcione un asiento al representante de QMS/SMS en los comités clave de alto nivel donde se toman decisiones tanto tácticas como estratégicas. Recuerde que es más efectivo abordar las inquietudes de seguridad/calidad durante el desarrollo del diseño del sistema (decisiones) en lugar de hacerlo de manera forense después de que ya haya ocurrido algo malo.
• Revise periódicamente y, si es necesario, ajuste los niveles de “apetito de riesgo” para adaptarse al riesgo incremental asociado con el inevitable aumento de las operaciones pandémicas. NOTA: Aquí es clave reevaluar los niveles de “apetito de riesgo” una vez que se hayan normalizado las operaciones.
• Dirigir a los propietarios de procesos para que realicen procesos de gestión de cambios (MOC) que, como mínimo, aborden los peligros potenciales y los controles asociados que se implementarán con el respaldo del análisis del departamento de seguridad y calidad.
• Solicite informes de seguimiento del rendimiento constantes para garantizar que se validen los nuevos supuestos del sistema, se implementen las acciones apropiadas y se demuestre que los resultados son efectivos.
• Asegúrese de que durante una recesión operativa, los departamentos de seguridad y calidad estén totalmente comprometidos para respaldar la toma de decisiones y el monitoreo de los cambios operativos para garantizar resultados seguros y conformes.
• Garantizar el trabajo cooperativo con las autoridades locales para garantizar que se puedan establecer exenciones o medios alternativos de cumplimiento, respaldados por un análisis de riesgos, para respaldar una aceleración de las operaciones.

Ajustando los procesos a la Nueva Realidad

Una vez que se han tomado las decisiones, deben implementarse y ejecutarse efectivamente dentro de la organización de manera consistente con el SGC existente. Los propietarios de los procesos deben garantizar que se ejecuten las decisiones de gestión, que se proporcionen los recursos adecuados y que los procesos y procedimientos se creen, rediseñen o suspendan según sea necesario para garantizar un resultado seguro y sostenible. Esto es clave para garantizar que dichas iniciativas no se creen de manera ad hoc o independiente, lo que les permitiría desaparecer de manera rápida y bastante predecible.

Fortalecimiento de los canales de comunicación y retroalimentación en toda la organización

La mayoría de los empleados de la gerencia y el personal no son clarividentes y dependen en gran medida de una comunicación efectiva y oportuna. Una vez que se han realizado los cambios en los procedimientos de reinicio y recuperación, deben formalizarse y comunicarse de inmediato al personal de primera línea.

Por lo tanto, la presencia de un sistema de comunicación efectivo se convierte en una misión crítica para garantizar la transmisión y recepción oportunas de información para que pueda comenzar la implementación. El uso completo de plataformas de automatización y tecnología para incluir, entre otros, medios sociales digitales, videos breves de capacitación, infografías y sesiones de videoconferencia garantizará la implementación oportuna y efectiva de los requisitos operativos tácticos.

Permítanme compartir un pensamiento final. Como líderes de reinicio y recuperación pospandemia, tenemos una enorme responsabilidad, no solo dentro de nuestra organización, sino también para las muchas personas dentro de la organización cuya seguridad de vida familiar depende de su éxito y viabilidad continuos.

Mis amigos, esta gran responsabilidad está firmemente sobre nuestros hombros para tomar las mejores decisiones posibles para el futuro. La mejor manera de hacerlo es reconociendo las consecuencias potenciales de una toma de decisiones defectuosa y asegurándose de que todos dentro de la organización trabajen juntos para garantizar una transición efectiva y segura hacia nuestra Nueva Realidad.